Pengalaman ambil degree Pengurusan Perpustakaan (Sem 4) + Nasihat

 

Assalammualaikum dan Salam Jumaat semua! ^_^

Wah, tak sangka cepat betul masa berlalu. Pejam celik pejam celik dah dapat keputusan semester keempat ni. Alhamdulillah..  Tak lama lagi nak masuk semester baru. Nervous pulak. XD Anyway apa khabar semua? ^^ Jangan lupa untuk jaga diri tauu. Risau tengok keadaan sekarang ni. Make sure jaga S.O.P betul-betul okeyyy!

Jadi macam biasa, kalini punya entri khas untuk aku share pengalaman semester 4 aku bagi program IM244 (Bachelor of Information Science (Hons) Library Management) atau dalam Bahasa Melayunya, Ijazah Sarjana Muda Sains Maklumat (Kepujian) Pengurusan Perpustakaan di UiTM cawangan Puncak Perdana.

Bismillahirrahmanirrahim...

Peringatan : Segala yang baik itu datangnya daripada Allah manakala yang buruk itu datangnya daripada diri ini. Saya mohon maaf jika terdapat apa-apa yang mengguris hati. Kemungkinan saya salah pilih terma yang sesuai. Tujuan entri ini ditulis hanya untuk berkongsi pengalaman.

Nak dijadikan cerita, semester empat kami masih lagi ODL (Online Distance Learning). Cuma bezanya ada pensyarah kami yang buat hybrid class sebab setengah kursus perlu ada face to face untuk mudah faham. Antaranya IML555.

Ini dia kursus yang aku ambil untuk semester ni.

KURSUS KEPERLUAN UNIVERSITI *WAJIB*

• CTU554 (VALUES AND CIVILIZATION II)
• EWC661 (ENGLISH FOR WRITING REPORT)

KURSUS TERAS FAKULTI *WAJIB*

• IML553 (PUBLIC RELATIONS IN INFORMATION WORK)
• IML554 (COMPUTERIZED TEXTUAL INFORMATION MANAGEMENT)
• IML555 (ORGANIZATION OF INFORMATION SEBJECT CATALOGING AND CLASSIFICATION)

KURSUS ELEKTIF *WAJIB & IKUT PILIHAN PELAJAR*

• IMR451 (MANAGEMENT OF RECORDS IN ORGANIZATIONS)
• IMS455 (SUPPORT SERVICE AND MAINTENANCE FOR INFORMATION SYSTEMS)

KURSUS BAHASA KETIGA *WAJIB*

• TAC451 (INTRODUCTORY ARABIC (LEVEL II))

Jom kita mulakan!

• CTU554

Wokay, kita start dengan CTU dulu. Bagi aku best sangat untuk CTU kalini sebab banyak belajar pasal etika. Haa tahu tak etika tu apa? Beza tau etika dengan adab ni. Kat sini korang akan belajar macam mana nak bezakan perkara dua ni. Ya, aku tahu walaupun topik etika tu macam benda asas dan semua orang tahu kena jaga etika, tapi ia sangat membantu dalam remind-kan pelajar. Banyak lagi korang akan belajar perkara yang berkaitan dengan etika. Manakala untuk assignment nanti korang kena buat kajian dan pembentangan yang berkaitan dengan topik dalam silibus CTU554 ni. (Ya, sama macam semester sebelum ni. Cuma bezanya tak perlu buat ulasan artikel. Yang kajian tu pun tak perlu cari responden.) Kalau kes kami, ustazah yang bagi topik dan kami yang pilih.

Cuma kat sini, aku nak bagi nasihat untuk korang stick dengan classmate waktu nak daftar group CTU nanti. Al kisah aku dan beberapa orang kawan yang lain dah daftar awal kursus CTU ikut group yang available. Tiba-tiba dapat tahu yang kami salah masuk group pelajar ST. Iyela, kita pun taktahu sebab semester lepas prosedur macam tu. Yang group sepatutnya kami masuk tu memang ada satu ja khas untuk kami pelajar IM244 Semester 4 yang kebetulan masih tak dibuka. Jadi kat sini aku nak tekankan korang stay dengan group kelas korang waktu daftar CTU. Cek juga UFuture sebab ustazah/ustaz akan bagi announcement untuk join group telegram/whatsapp. Yang class rep pun make sure semua ada nanti. Satgi ada yang tercicir macam kes aku haritu. Nasib belum buat validasi kursus lagi. XD

 

• EWC661

Haa untuk kursus Bahasa Inggeris semester ni lebih kepada penulisan. Bukan penulisan fiksyen ye anak-anak. Tapi penulisan fakta. Ada caranya tau. Kursus ni mengingatkan aku dengan MUET waktu buat ayat graf/carta pie tu. Sebab kat sini korang akan kena buat research (yup, macam research article yang korang selama ni hadap duk buat article review tuu). Topik/Isu research pun kena dapatkan green light daripada pensyarah. Kena buat abstract la, introduction la, research objectives, literature review, dan macam-macam lagi. Tapi jangan risau, insya-Allah, boleh buat sebab korang akan buat yang basic ja. Cuma itula kena hati-hati sebab tak boleh main letak opinion since semua fakta. Dan korang kena rajin cari article untuk jadikan point dan huraian korang untuk kuatkan sebab korang nak buat kajian ni. Lepastu nanti korang kena buat questionare, soalan2 yang akan ditanya kepada responden. Ada cara dia nak setup questionare ni semua. Then baru boleh transfer ke google form. Dah dapat result, ha time ni la ayat penulisan main peranan macam MUET tu. Nanti pensyarah akan ajar macam mana. Oh ya, awal2 tu korang akan buat proposal dulu tau. Lepas dah siap proposal, akan buat presentation. Make sure presentation tu korang buat sehabis baik sebab tinggi jugak tak silap markah ni. Body language, eye contact, pemakaian semua diambil kira. Dah settle semua, baru buat portfolio. So, goodluck tau!

• TAC451

Untuk bahasa ketiga (third language) ni, aku baru perasan yang basically idok ler kami belajar full language. Tapi lebih kepada belajar bahasa ketiga untuk berkomunikasi. Bahasa Arab kalini still akan dapat buku yang korang kena beli dan rujuk. Korang akan belajar 5 bab antaranya pasal kampung, bandar, hobi dan lain-lain. Macam biasa, kena buat roleplay dua kali. Pertama dengan partner untuk bab 1-2. Akhir sekali dengan kumpulan dari bab 1-5. Final test pun ada nanti iaitu listening test dan writing test di Ufuture. Chaiyok guys!

• IML554

Untuk IML554 pula, korang akan belajar pasal library system dan apa itu database. Kenapa penting sangat kena pakai system, apa dia cabaran dan jenis-jenis library system/database. Kalau group assignment, macam kami, pensyarah bagi 2 senario untuk kami pilih 1. Persamaannya ialah kena buat proposal dan suggest library system apa yang paling bagus untuk sebuah library/ library sendiri. Lepastu buat pembentangan. Nanti ada la requirement apa yang pensyarah mahukan. Jangan lupa yang IML554 ada final test tau!

• IML555

Wokay macam biasa, ni kursus paling penting untuk program kita jadi aku nasihatkan tumpukan perhatian sebanyak-banyaknya untuk kursus ni sebab fuhh detail betul apa yang korang bakal belajar! Mula2 sekali korang akan belajar pasal Subject Cataloging.  Dari macam mana nak buat subject analysis dan seterusnya ke LCSH (Library of Congress Subject Heading) dan SLSH (Sears List Subject Heading). Kat sini korang akan belajar juga pasal subdivision. Memang detail habis.

Dah settle Subject Cataloging, korang akan belajar Classification pula. Mula dengan DDC (Dewey Decimal Classification) yang bervolume2 tu dan seterusnya LCC (Library of Congress Classification). Oh ya, korang akan belajar juga pasal cutter number kat sini nanti. Make sure fokus tau! Banyak benda penting korang kena ingat.

IML555 takda assignment jadi memang pensyarah akan bagi banyak latihan, quiz dan akhirnya graded exercise. Jangan lupa save segala semua jawapan korang! Penting sebab pensyarah nak cek semula markah nanti dekat hujung2 tu. Dan of course, kursus ni ada final test. Korang kena jawab soalan definition, short essay, subject heading dan classification. Yang last tu korang kena buat 2 full catalog. Macam mana tu? Haa ingat lagi apa yang korang buat dulu dengan AACR? Ha, kena buat tu semula cuma kalini tambah Subject Heading dan Call number (Classification + Cutter number + Date of Publication). So… chaiyok!

Link berguna yang boleh korang refer nanti:

• DDC VOL 1
• DDC VOL 2
• DDC VOL 3
• DDC VOL 4
• WEB DEWEY
• LCC

• IMR451

Jom kita masuk elektif pula. Untuk elektif pertama, aku decide ambil elektif rekod. Dan alhamdulillah, IMR451 ni bagi aku okey sebab semester lepas aku dah ambil IMR455. Ikutkan IMR455 lagi detail. Kat situ ja dah ada intro untuk IMR451 ni jadi alhamdulillah, mudah faham untuk IMR451. Cuma ada jugalah moment yang macam pening lalat sikit sebab term record management field dengan library science lain juga huhu. Apa-apa pun, assignment kena buat article review, pembentangan article review tadi tu, dan yang group assignment tu perlu buat proposal untuk record management programme. Kat sini kena pilih real company/business untuk korang setup programme ni. Nanti pensyarah akan bagi requirement-nya. Dan yang group assignment ni kalau kes kami takda pembentangan so all the best!

• IMS455

Elektif kedua yang aku ambil ialah elektif sistem. Kursus ni ingatkan aku kepada subjek sekolah ICT sebab kena belajar pasal komponen komputer, cara nak setup komputer, detect masalah yang komputer selalu hadapi dan buat troubleshoot. Kursus ni korang kena beli 2 buku tau. Satu buku teks ditulis oleh pensyarah dan satu lagi buku teks untuk rujukan korang. Boleh tahan tebal juga. Kejap aku share gambar:

Untuk assignment IMS455 ni ada 2 group assignment, 5 kali perlu buat troubleshoot, dan ada beberapa task korang kena jawab di UFuture dan di buku.

Sejujurnya aku rasa kursus ni sangat sesuai untuk yang minat komputer dan buat troubleshoot. Dan aku rasa lagi best kalau kursus ni dijalankan secara face to face berbanding ODL. Pelajar akan lagi enjoy sebab boleh tengok komponen komputer depan mata. Ini dekat skrin memang rasa semua komponen kecil tu nampak sama XD So ikutlah korang nak ambil ke tak elektif ni. Kalau minat pasal komputer, tahu pasal komponen komputer itu semua just go for it. hehe

• IML553

[ Ini dari pengalaman / sudut pandangan IML553 di UiTM cawangan Puncak Perdana ya]

Aku simpan IML553 yang terakhir sebab bak kata pepatah BI, “save the best for last”. Untuk IML553 ni ia lebih kepada Public Relations (PR) ala2 promote company's image gitu. So korang akan kena buat 1 program yang dalamnya ada 3 small event. Since kami masih ODL, jadi perlu buat 3 small event secara online. Macam kami, kami buat online forum, online webinar dan contest secara online. (Ini terserah kepada korang sama ada nak buat event apa. Nak buat 3 webinar sekaligus ke ha pun boleh. Tanya pandangan pensyarah korang juga tauu) Pastikan program korang ada satu tema & event2 kat bawah tu saling berkait rapat. Contoh macam kami dulu pasal online communication. Jom layan video throwback program kami hehe,

Pemarkahan IML553

• Program kelas = 50%
• Group assignment = 20%
• Final test = 30%

Untuk IML553 ni aku akan banyak sentuh cara nak handle program agar kesalahan2 yang sama dapat dielakkan. Kira macam panduan gituu hehe. Ini maybe surface ja kot aku bagi. Yang lain nanti korang pandai2 handle okey hehe. Kalau nak skip pun boleh sebab serius panjang. Apa2 kalau ada yang aku perlu betulkan macam informasi salah ke, boleh tinggalkan di komen okeyy nanti aku betulkan ^^

PANDUAN / CARA MEMBUAT PROGRAM DAN ACARA SECARA ATAS TALIAN | HOW TO / GUIDELINE IN DOING ONLINE PROGRAM AND EVENT 

1) Komunikasi & flow penyampaian maklumat

Bagi pandangan aku, flow komunikasi waktu nak handle program IML553 korang nanti boleh buat macam ni. Tapi ikut juga pada situasi : 

Decision AJK/Biro > Decision KP/TKP  > Decision Group Kelas > Decision pensyarah korang.

Kalau boleh segala update tu korang update ja dalam group whatsapp / channel telegram kelas korang. Apa2 kalau nampak perkara yang tak gerak2, classmate bolehlah tegur "itu dah settle ke?" Risau kalau buat group lain dengan ketua2 sahaja informasi tak sampai. Ini sekadar cadangan. Sebab online2 ni communication kena ada. Kalau korang ada flow lain, ikutla mana sesuai.

*Satu lagi, WAJIB INFORM PENSYARAH setiap kali selesai satu proses/perkara. Jangan dibiarkan pensyarah korang tertunggu2 & tanya korang dulu. Korang yang kena inform pensyarah sebab pensyarah penasihat korang. Okeyy. Ingat ni! Apa2 hal sebelum nak blast poster, wording, bagi pensyarah tengok. Kedudukan layout poster & ayat pun kena ikut format uni kita tauu.*

Beberapa nasihat lain untuk part ni, jangan kita rasa orang yang berpengalaman akan uruskan segala benda. Sebab ni kelas punya projek so sama2 tolong. Yang kawan2 sekelas mahupun yang berpengalaman pun kalau nampak kawan2 yang KP, TKP, semua terkapai2, mohon bantu mereka. Yang KP, TKP, any problem just bagitahu classmate. Jangan pikul sorang2. Berat sama dipikul, ringan sama dijinjing. Risau online2 ni taknak kes yang tak diingini berlaku. Apa2 pun kita kena stick together sebab akan hadap sem2 depan sama2 sampai habis belajar nanti. Okeyy? :"D ♡

2) Pembahagian tugasan

Sama macam dalam persatuan atau kelab akademik, korang akan kena sediakan satu carta. Ni satu kelas terlibat jadi semua main peranan. Bermula dengan ketua program (KP), timbalan ketua program (TKP), bendahari, biro teknikal dll.

Nasihat aku, kepada yang dah ada jawatan kelab/persatuan lain, dan berminat sangat nak jadi KP program IML553 ni, make sure betul-betul dah power time/energy management. Dan betul2 commitment macam Tun M kita tu. Sebab nanti korang akan hadap program luar dengan program kelas serentak. Dengan nak buat meeting kelas, nak decide macam-macam lagi. Fikir betul-betul okay. Jadi penasihat bertauliah untuk guide kelas pun dah kira okey sangat sebab boleh bantu kawan-kawan lain. Ingat nii. You guys pujuk ja classmate lain untuk jadi KP/TKP.

Yang kawan2 sekelas pun jangan expect mereka boleh handle jadi KP/TKP.  Kalau korang rasa diri mampu nak lead, just go (ini pun aku remind dekat diri aku juga). Apa2 nanti boleh ja tanya pandangan classmate. Kita chill2 ja buat program ni okey. Jangan stress2. Janji komunikasi satu kelas kena power. Insya-Allah semuanya akan berjalan lancar. Takpa, mungkin mula2 akan ada rasa shy2 cat nak share idea/suggestion dekat classmate since masih baru kenal (lagi2 ODL ni) jadi take your time. Ingat kita buat ni sebab nak timba pengalaman sama2, belajar dari kesilapan sama2 & jalankan amanah sebagai pelajar sama2. Wokeyyy?

3) Modal/Bajet:

Ingat sebolehnya yang bajet/modal pelajar yang keluar sendiri. Pihak Uni takkan keluarkan dana since tu program under kelas. (Even kalau korang buat kolaborasi dengan 10 persatuan/kelab pun) Jadi ikut pada korang nak kumpul duit atau cari sponsor.

Copp!! Tapi untuk kes kami ni macam pelik sikit. Sebab kami dah collab dengan persatuan uni. Nak dekat last minute baru dapat tahu yang kami dapat dana. Cuma duit hadiah contest ja guna duit sendiri. Jadi make sure untuk sentiasa amik tahu latest update mengenai kelulusan program dengan pihak HEP.

4) Tetamu/jemputan

Make sure kalau nak panggil selebriti (untuk daya tarikan) contact awal-awal sebab mereka takkan layan kalau nak keputusan cepat. Ada masa mereka akan tak layan juga so make sure ada backup selebriti lain okey. Kalau nak jemput pensyarah pula, ada jumlah bayaran yang telah ditetapkan daripada UiTM. Bayaran tu ikut gred. Makin tinggi gred pensyarah tu, haa makin mahal bayaran. Tapi selalunya la pensyarah tak terima bayaran bila kita mention kita program under kelas.

5) Perkara-perkara penting

SEBELUM PROGRAM

Proposal (WAJIB)

• Tanya pensyarah sama ada nak proposal dalam BM atau BI atau dwibahasa.

• Proposal ikut format HEP UiTM cawangan kita. Jangan pi ikut format proposal luar pulak nanti kena reject. Ha, dah makan masa nak edit copy paste balik.

• Gunakan terma 'KURSUS' ya, haram guna terma 'subjek'. Ingat ni ya adik-adik/kakak abang sekalian.

• Keep reminding pensyarah kalau dah settle buat apa2 perubahan dalam proposal. Kes kami, kami guna google doc so pensyarah boleh cek kat situ sekali.

• Make sure proposal dapat settle SEBULAN SEBELUM program korang bermula. Hantar ke HEP okey. Percayalah, jangan tangguh kerja. Nanti merana yang kena buat kerja awal ni. Kalau lambat, ha nasiblah korang. 50% tau markah buat program IML553 ni. Minta dijauhkan lah perkara2 yang tak elok.. aamiin.. huhu semoga urusan korang dipermudahkan.. aamiin..

CV tetamu (WAJIB)

Borang Honorarium (WAJIB)

• Tetamu akan isi sendiri & bendahari akan isi sekali)

• Diingatkan kalau program kelas korang standalone tak libatkan mana2 persatuan atau kelab, takpayah pening2 untuk ni. **Untuk kepastian, sila refer pada pensyarah, kawan2 persatuan atau direct ke HEP.**

Borang C (WAJIB)

• Bendahari akan handle ni

SELEPAS PROGRAM

Report lepas habis program

• Kena siapkan 2 MINGGU SELEPAS PROGRAM TAMAT

• Make sure ikut guideline IML553 & apa yang pensyarah nak.

• Confirm semula dengan pensyarah nak report dalam bahasa melayu atau dwibahasa. Kes kami, proposal BM, report kena dalam dwibahasa.

Borang Pelarasan (WAJIB kalau Uni bagi dana)

• Ini bendahari akan handle.

• Ini hanya untuk bayar tetamu sahaja. Hadiah2 pemenang contest guna duit pelajar.

** Perhatian untuk segala template proposal, report, borang, dokumen Uni ni kalau nak tahu lebih lanjut kegunaannya boleh direct dengan pensyarah, kawan2 berpersatuan dan HEP ya. Mungkin kes kami lain. Ha apa2 refer pada pensyarah penasihat IML553 korang okey. Ini hanyalah sekadar panduan/guideline.

6) Pengalaman menjadi ahli biro perhubungan luar (PL)

Ha waktu program IML553 ni, aku jadi ahli under biro perhubungan luar. Aku boleh kata yang biro perhubungan luar yang akan banyak buat kerja dekat permulaan. Jadi bila dah dapat arahan dari KP siapa nak contact tu semua, cepat-cepat contact. Settlekan sekali borang honorarium bila dah dapat lock dorang.

Borang Honorarium ni berguna sebab akan ada butiran tetamu & no bank tetamu untuk korang transfer duit nanti.

Satu lagi, masuk biro ni kena sabar & muka tebal okey. Sebab nak kerap berurusan dengan tetamu jemputan. Ada masa bila perkara last minute, memang buat muka tebal pagi-pagi tu contact tetamu. Serius kena pandai cover kalau masuk biro ni. Tapi takpa, kalau dah dipaksa masuk tu redha je la haha. Aku pun terkejut bila dapat masuk biro ni. Lepas dah lalui, mak aiiii memang kena muka tebal lah jadinya.

1. Nasihat aku untuk biro/ajk Perhubungan Luar :

• PL banyak in charge buat wording. Misalnya ayat nak contact tetamu, untuk promote di media social & count down event. Jadi masukkan ayat yang mengatakan program ini program under kursus IML553.
• Pastikan eja nama UiTM betul2. Bukan UITM tapi UiTM. PL take note okeyy
• Untuk PL apa-apa nama persatuan ke, nama orang ke cek betul2 abrreviation tu stands for what. Nanti tertinggal satu perkataan dah payah nak edit semula.
• Settlekan borang honorarium lepas dah dapat lock tetamu (jika tetamu mahu bayaran). Nasihat aku buat ja honorarium ni just incase kalau tetiba honorarium diperlukan. Dah tak kelam kabut. 
• Minta CV pensyarah/tetamu siap2.
• Minta gambar tetamu untuk digunakan pada poster siap2. Mudah untuk biro multech nak guna nanti.
• Minta slide tetamu jika ada. Kalau ada, bagi kepada Biro Teknikal untuk disiarkan kelak.
• Cakap terima kasih dekat selebriti atau manager mereka walaupun mereka tak balas.
• PL turut akan in charge penghantaran e-sijil/surat penghargaan kepada tetamu.
• PL juga in charge promote/blast program kita. Kalau rasa macam poster banyak ke, ha boleh buat jadual nak blast poster+wording tu bila.
• Pengumuman pemenang pun PL yang akan blast juga tau.
• Make sure kalau event korang tu untuk student fakulti IM sahaja, korang ada kawan2 yang boleh tolong blast di group2 whatsapp program IM cawangan yang lain okeyy. Kalau macam nak blast di social media, di FB misalnya, aku sarankan baca terlebih dahulu syarat2 group FB. Ada setengah yang aku blast di sana, mereka remove & setengah lagi biarkan. Jadi sila alert untuk tak blast bila post kita sebelum ni kena remove. Kalau macam dekat Twitter, boleh try selit dekat Thread Pasar Malam dengan ayat "Jemput join program kelas kami ya semua". Okeyy. Ayat tu bagi cun sikit hehe.

*PERHATIAN*

Untuk contest online, korang kena blast lebih awal macam 2 minggu awal sebelum hari event sebab nak cari peserta untuk join. Lagi awal lagi bagus.

2. KP/TKP

• In charge pantau setiausaha menyiapkan proposal. (Actually satu kelas perlu buat tapi mungkin yang perkara2 asas tu mereka yang akan sediakan (ayat) terlebih dahulu. Yang lain akan tambah ayat dan check typo/tatabahasa/kesesuaian ayat)
• Kalau boleh KP/TKP (serta ketua2 ajk/biro) jenis yang cepat reply whatsapp ya. Sebab ada masa kita urgent nak decide sesuatu.
• Pastikan semua classmate tahu program & event kita pasal apa. Bagi depa nampak gambaran yang jelas.
• Kena lead macam biasa : pastikan semua biro tahu apa yang perlu dibuat. Harap dengan ada entri kali ni korang nampaklah apa yang perlu diselesaikan.
• Selalu tanya kalau ada apa2 masalah. Kalau depa reply takda masalah, tanya depa sampai proses  mana sekarang ni.
• Pastikan semua perkara bergerak dan tak stay kat situ terlalu lama. Kecuali ada sebab munasabah.
• Akan in charge dalam buat decision making. Pastikan tanya pendapat rakan sekelas yang lain juga. Kena fikir pros & cons. Kalau dah pening sangat, classmate pun takda komen, tanya ja pandangan pensyarah korang sekali.
• Kalau nak contact HEP ke, ha KP atau TKP yang akan handle. Ingat, sorang ja yang contact. Kes kami, KP & bendahari ja yang contact HEP waktu dulu.
• KP/TKP yang selalunya akan jawab persoalan pensyarah bila pensyarah tanya di Google Meet. Tapi nasihat aku, bila nak cerita pasal progress tu, macam part poster ke, ha itu Ketua Multech pun boleh inform pensyarah. Kalau macam wording ke, ha Ketua PL pula inform pensyarah. Bagi nampak ramai yang main peranan dalam inform pensyarah since ni projek kelas kan. Tapi kalau pensyarah korang style yang nak sorang ja inform, KP/TKP lah yang akan sampaikan latest progress.
• Kalau macam di group whasapp tu, compile sahaja list perkara2 yang telah selesai ikut biro. KP/TKP sila buat senarai ni okey. Takpun minta tolong kawan2 persatuan korang dalam penyediaan list ni.

3. Bendahari

• Handle duit.
• Handle Borang C, Honorarium & Borang pelarasan.
• Handle pemberian hadiah (duit) kepada pemenang & tetamu jemputan.

4. Setiausaha

Kena catit minit meeting, dan yang akan banyak menulis macam di proposal dan laporan. Ini aku takkan sentuh sangat sebab ni boleh tanya kawan2 persatuan korang okeyy hehe.

5. Biro Program

• Buat tentatif dan flow program
• Buat skrip
• Akan jadi MC & moderator
• Decide siapa jadi pembaca doa
• Perlu buat backup plan siap2 kalau tetiba line tetamu hilang nak cakap/buat apa.
• Sediakan at least 3-5 soalan untuk tanya kepada tetamu. Nanti macam kekok bila sampai ke sesi soal jawab jika tiada siapa2 tanya. Penganjur pun alert juga point2 yang disampaikan oleh tetamu. Kot ada yang boleh dijadikan sebagai soalan. Hokeyy. Hehe.
• Kalau boleh, nanti mention ada 2 link iaitu entrance & exit survey. Dan E-sijil akan diberikan hanya kepada yang jawab 2 survey ini sahaja.

*PERHATIAN*

Entrance dan exit survey ni penting sebagai ukuran berjaya atau tidak program kita ni. Kat sini kita boleh tengok sama ada peserta setia ke tak dari awal program sampai tamat. Okeyy? Kat report pun nanti mudah nak olah ayat dan tunjuk berapa percent yang join program kita.

6. Biro Multech

• Perlu decide tema & warna yang sesuai ikut pada program atau untuk setiap event
• Perlu buat poster, countdown poster/video, teaser video (kalau nak), backdrop, poster tentatif & poster entrance/exit survey (yang  QR code tuu)
• Pastikan layout poster ikut format/layout uni kita. Minta siap2 dengan kawan persatuan korang okey.
• Decide mana yang terbaik, bagi kepada kelas untuk masing2 undi. Kalau semua dah okey, bagi kepada pensyarah & tanya pendapat pensyarah pula.

7. Biro Pendaftaran

• Buat QR code
• Buat Google form entrace/exit survey & sediakan link form tadi tu di kotak chat box gmeet/zoom/webex ketika siaran langsung.
• Kalau dalam proposal mention open to public kena ada kategori untuk orang awam sekali dkt Google form tu nanti okeyy.
• In charge dalam e-sijil tetamu, peserta dan penganjur (kalau target audience yang ramai, boleh buat yang auto send e-sijil tutorial di >SINI< )
• Kalau tak silap, turut in charge dalam buat surat penghargaan untuk para tetamu. Ini boleh bagi bila tetamu tak terima apa2 bayaran.

*PERHATIAN*

Make sure di FB live nanti ada yang incharge untuk sediakan link entrance/exit survey di sana juga ya.

8. Biro Teknikal

• In charge untuk create link gmeet/zoom/webex program & korang akan rehearsal guna link ni
• Untuk gmeet, make sure create link gmeet tu guna email student okay, yang belakang ada @student.uitm.edu.my
• Antara benefitnya ialah host boleh lantik co-host & boleh record gmeet tu nanti. Kena ada backup ya anak2.
• Kalau ada FB page program kelas, mereka akan in charge siarkan live gmeet ke FB page tu. Jadi perlu belajar pasal OBS.
• In charge sharecreen untuk paparkan poster backdrop tentatif, any video, poster QR code etc.
• Turut in charge admit peserta masuk dalam Gmeet. Make sure kalau kat Gmeet, jangan admit nama pelik2. Host & co-host alert siapa yang tak mute. Lagi2 kalau event open to public, lagi la risau. Bukan setakat audio, visual video2 peserta pun kena alert.
• Akan paparkan slide jika tetamu ada masalah dalam siarkan slide mereka.
• Cadangan aku, make sure untuk pin panelist yang sedang bercakap bagi paparan skrin panelist tu berubah saiz yang lebih besar.
• Make sure waktu sesi bergambar tekan option view grid bagi nampak semua peserta ^^
• Juga in charge untuk handle posting di FB page/Instagram page.

*PERHATIAN*

Masa (timing) di Gmeet & di FB live BERBEZA!

Selepas selesai sahaja satu event di Gmeet (contoh forum online) mohon korang tunggu sampai dapat signal daripada yang incharge di FB page sebab bila buat OBS / siarkan live gmeet di sana, kat FB tu akan lambat sikit dalam beberapa minit. JANGAN TERUS END GMEET TAU!

Pastikan paparan terakhir ialah poster QR code exit survey sebab nanti lepas sahaja event tamat, peserta akan cari link pendaftaran terakhir. Paparan QR code exit survey tu biar di paparan skrin sampai semua peserta habis keluar. Jenuh kalau letak sekejap ja nanti ada yang tak sempat nak scan/tekan link. Dah biro pendaftaran pening nak kena bagi satu2 link tu nanti.

9. Biro Tugas-tugas Khas

Tugas mereka untuk backup mana2 biro/ajk. Contoh ahli biro teknikal semua tak boleh nak siarkan live di FB (OBS),  haaa bolehlah tolong siarkan. Ataupun mereka boleh handle yang competition, buat syarat2, group whasapp/google classroom untuk para peserta, kat mana perlu send penyertaan, kriteria pilihan pemenang & siapa akan jadi juri. Tetapkan tarikh berapa lama masa akan diambil untuk kira markah & bila akan umumkan pemenang.

10. Nasihat lain

• Selalu ingat courtesy sentiasa kena ada.
• Take note bila mesej pensyarah ke, staff HEP ke, mesej secara formal. Jangan mesej macam kawan sendiri. Okiee
• Satu tips yang kami dapat daripada pensyarah, kalau nak peserta setia sampai habis, mention yang ada hadiah untuk siapa yang setia bersama kita. Takpun mention siapa yang paling aktif respon dalam chat box ke haa. So, gigihlah depa nanti nak tengok sebab dapat hadiah. Tapi ikut juga sebab hadiah2 ni pun kena keluar duit korang nanti.
• Decide warna pakaian agar nampak sedondon bila program berlangsung macam warna tudung dan baju hehe
• Semua WAJIB on camera bila program  berlangsung. Sentiasa senyum kepada tetamu dan peserta. Lagi2 MC/Moderator. Muka jangan masam/serius sangat tau nanti hahaha.
• Bila nampak selebriti/pensyarah masuk awal di Gmeet (sebelum program bermula), terus on mic sapa mereka. Jangan buat2 tak nampak pula. Cakap, "Eh, Puan! Assalammualaikum Puan. Puan apa khabar?"
• Kat FB live nanti make sure ada yang in charge untuk tekan smiley2 tu dan komen bagi nampak meriah sikit.
• Jangan lupa pinned link pendaftaran di bahagian komen FB live.
• Lakukan postmortem /evaluation untuk detect mana-mana kesilapan yang boleh dibaiki di masa akan datang.

Jadi aku harap membantu lah ya entri kali ni. Aku harap kesalahan sama dapat dielakkan oleh junior2 nanti. Insya-Allah. Doakan kami guys sem akan datang ni. Dengar cerita kami perlu buat program lagi. Kalau tak silap lebih tertumpu kepada children library. Online2 pun mencabar juga. huhuhu. Harap kalini akan lebih bersedia since dah nampak flow program sem ni. Doakan kami guys. *hwaitingg* Baiklah, itu sahaja apa yang aku nak share untuk entri sem kalini. Niat aku sekadar untuk berkongsikan pengalaman agar kita semua dapat belajar bersama2.

Satu lagi, tak bermakna aku tulis pengalaman ni nak tunjuk aku pandai ke apa. (Aku pun sedar, bila2 masa boleh buat kesilapan sebab kat dunia ni kita semua tak perfect.) Ni pun kebanyakannya dapat dari meeting postmortem kami haritu. Cuma aku ada tambah sikit2 kot akan membantu nanti.

Tujuan aku share ni memang takmau junior2 atau sesama kita lakukan kesilapan yang sama lagi di masa akan datang (insya-Allah). Itu aku wujudkan panduannya di sini. Harap2 membantu kita semua nanti. Kalau ada pandangan lain atau nak selit tambah kat bawah, dipersilakan & sangat dialu2kan. Kot ada tips untuk handle program online lagi hehe.

Aku minta maaf jika ada tersilap kata. Kemungkinan ada salah penggunaan terma atau ayat dalam penyampaian kalini. Sekali lagi diingatkan, yang baik itu semuanya datang daripada Allah dan yang buruk itu datangnya daripada diri sendiri yang sedang menaip ini. Take care everyone and stay safe!

Sekian untuk kali ini.

Yang ikhlas,

Nisha

Saja nak letak sebab movie ni best huehue